اگر به دنبال یک نرم افزار حسابداری برای مدیریت امور مالی، فروش، خرید، انبار و دریافت و پرداخت هستید، احتمالاً نام نرم افزار حسابداری محک را شنیدهاید. محک یکی از نرم افزارهای شناختهشده حسابداری در بازار ایران است که برای گروههای مختلف شغلی و کسبوکارها راهکارهای متنوعی ارائه میکند.
اما نرم افزار محک دقیقاً چه کاری انجام میدهد؟ چه امکاناتی دارد؟ آیا برای یک فروشگاه کوچک مناسب است یا شرکت و کسبوکارهای بزرگتر هم میتوانند از آن استفاده کنند؟ آیا برای یادگیری حسابداری کاربرد دارد؟ و هنگام انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری محک باید به چه نکاتی توجه کرد؟
در این راهنمای جامع، تلاش میکنیم به این پرسشها پاسخ دهیم و نرم افزار حسابداری محک را از جنبههای مختلف بررسی کنیم.
نرم افزار حسابداری محک چیست؟
نرم افزار حسابداری محک مجموعهای از راهکارهای نرمافزاری برای مدیریت عملیات مالی و حسابداری کسبوکار است. این نرم افزار در کنار عملیات حسابداری، امکاناتی برای مدیریت فروش، خرید، کالا، موجودی انبار، مشتریان، دریافت و پرداخت و تهیه گزارشهای مالی در اختیار کاربران قرار میدهد.
یکی از ویژگیهای مهم چنین نرم افزارهایی این است که بسیاری از عملیات روزمره کسبوکار را از طریق فرمهای مشخص ثبت میکنند و اطلاعات ثبتشده را برای تهیه گزارشهای مالی و مدیریتی مورد استفاده قرار میدهند.
برای مثال، زمانی که یک کسبوکار فاکتور فروش ثبت میکند، اطلاعات فروش، کالا، مشتری و مبالغ دریافتنی در سیستم ثبت میشود و بسته به نوع عملیات و تنظیمات نرم افزار، اطلاعات مالی مرتبط نیز در فرآیند حسابداری مورد استفاده قرار میگیرد.
به همین دلیل، نرم افزار حسابداری صرفاً ابزاری برای ثبت اعداد نیست؛ بلکه میتواند به عنوان هستهای برای مدیریت مالی و عملیاتی کسبوکار مورد استفاده قرار گیرد.
یکی از نکات مهم درباره انتخاب نرم افزار حسابداری این است که نباید صرفاً بر اساس معروف بودن یک نرم افزار تصمیم گرفت.
نیاز یک فروشگاه کوچک با نیاز یک شرکت بازرگانی، واحد تولیدی یا کسبوکار خدماتی یکسان نیست.
محک راهکارهایی برای گروههای مختلف کسبوکاری ارائه کرده و در سایت رسمی خود دستههایی مانند حسابداری فروشگاهی، شرکتی، تولیدی و راهکارهای تخصصی برای صنوف مختلف را معرفی کرده است.
به طور کلی، نرم افزارهای حسابداری محک میتوانند برای گروههایی مانند موارد زیر مورد استفاده قرار گیرند:
- فروشگاهها و خردهفروشیها
- شرکتهای خدماتی
- شرکتهای بازرگانی
- کسبوکارهای تولیدی
- واحدهای دارای انبار
- کسبوکارهای دارای کالا و موجودی
- اصناف مختلف
- حسابداران و کاربران مالی
- مدیران کسبوکار که به گزارشهای مالی و مدیریتی نیاز دارند
نکته مهم این است که نسخه و امکانات موردنیاز باید متناسب با نوع فعالیت انتخاب شود؛ زیرا نیازهای یک فروشگاه کوچک با یک شرکت تولیدی چندانباره متفاوت است.
امکانات دقیق نرم افزار بسته به نسخه، سری محصول و افزونههای انتخابشده متفاوت است؛ با این حال، بخش قابل توجهی از نیازهای روزمره کسبوکارها حول چند حوزه اصلی شکل میگیرد.
۱. مدیریت خرید و فروش
ثبت و مدیریت خرید و فروش یکی از اصلیترین عملیات هر کسبوکار است.
در یک سیستم حسابداری، کاربر باید بتواند اطلاعات مربوط به خرید کالا یا خدمات، فروش، مشتری، تأمینکننده، مبلغ، تخفیف، مالیات و نحوه تسویه را مدیریت کند.
از جمله قابلیتهایی که در راهکارهای محک ارائه شده میتوان به صدور انواع فاکتور و پیشفاکتور، ثبت اطلاعات کالا و مشتری و مدیریت سطوح مختلف قیمت اشاره کرد.
این قابلیتها برای کسبوکارهایی که تعداد زیادی معامله روزانه دارند اهمیت زیادی دارد؛ زیرا ثبت دستی اطلاعات در فایلهای پراکنده یا دفترهای کاغذی احتمال خطا را افزایش میدهد.
فاکتور یکی از مهمترین اسناد عملیاتی کسبوکار است.
در نرم افزار حسابداری، اطلاعاتی مانند:
- مشتری یا تأمینکننده
- کالا یا خدمت
- تعداد
- قیمت واحد
- تخفیف
- مالیات و عوارض
- مبلغ نهایی
- نحوه پرداخت
در قالب فاکتور ثبت میشود.
در برخی راهکارهای محک امکان صدور انواع فاکتور و پیشفاکتور و همچنین تعریف سطوح مختلف قیمت برای مدلهای مختلف فروش وجود دارد.
برای فروشگاهها و کسبوکارهایی که با حجم بالایی از فاکتورها سروکار دارند، سرعت ثبت اطلاعات و دسترسی به سوابق فاکتورها اهمیت ویژهای پیدا میکند.
ثبت اطلاعات مشتریان و تأمینکنندگان به کسبوکار اجازه میدهد سوابق مالی و معاملاتی طرف حسابها را بهتر مدیریت کند.
برای مثال، میتوان اطلاعاتی مانند:
- نام و مشخصات طرف حساب
- سوابق خرید
- سوابق فروش
- مبالغ پرداختشده
- بدهیها
- مطالبات
- فاکتورهای تسویهنشده
را در سیستم ثبت و بررسی کرد.
این اطلاعات در زمان پیگیری مطالبات و کنترل وضعیت مالی مشتریان بسیار کاربردی است.
یکی از بخشهای مهم حسابداری، مدیریت جریان ورود و خروج وجه است.
در عملیات دریافت و پرداخت ممکن است با مواردی مانند:
- دریافت وجه از مشتری
- پرداخت به تأمینکننده
- دریافت چک
- پرداخت چک
- صندوق
- حساب بانکی
- تسویه فاکتورها
- بدهیها و مطالبات
سروکار داشته باشیم.
ثبت منظم این عملیات باعث میشود وضعیت حسابهای مالی کسبوکار شفافتر باشد و مدیر یا حسابدار بتواند وضعیت نقدینگی و تعهدات مالی را بهتر بررسی کند.
برای بسیاری از کسبوکارهای ایرانی، فروش و خرید صرفاً به صورت نقدی انجام نمیشود و چک همچنان بخش مهمی از معاملات است.
بنابراین نرم افزار حسابداری باید بتواند اطلاعات مربوط به چکهای دریافتی و پرداختی و وضعیت تسویه آنها را مدیریت کند.
این موضوع بهخصوص برای کسبوکارهایی که معاملات مدتدار زیادی دارند اهمیت دارد.
مدیریت صحیح چکها کمک میکند سررسید تعهدات مالی فراموش نشود و وضعیت مطالبات و بدهیها بهتر کنترل شود.
اگر کسبوکار شما با کالا سروکار دارد، حسابداری بدون مدیریت موجودی میتواند تصویر ناقصی از وضعیت واقعی کسبوکار ایجاد کند.
نرم افزار حسابداری انبارداری محک امکاناتی مانند مدیریت چند انبار، انبارگردانی، کنترل موجودی، ثبت جزئیات کالا، تولید و چاپ بارکد و گزارشگیری از وضعیت خرید و فروش را ارائه میکند.
برخی از قابلیتهای مطرحشده برای این بخش عبارتاند از:
- تعریف کالا
- ثبت مشخصات کالا
- گروهبندی کالاها
- کنترل موجودی
- تعریف چند انبار
- انتقال کالا بین انبارها
- انبارگردانی
- ثبت ورود و خروج کالا
- مدیریت کالاهای تاریخدار
- تولید و چاپ بارکد
- گزارشگیری از موجودی
این قابلیتها برای فروشگاهها، شرکتهای بازرگانی، عمدهفروشیها و کسبوکارهای دارای انبار اهمیت زیادی دارند.
در کسبوکارهایی که بیش از یک محل نگهداری کالا دارند، مدیریت موجودی به صورت دستی بسیار دشوار میشود.
برای مثال، یک شرکت ممکن است دارای:
- انبار اصلی
- انبار فروشگاه
- انبار شعبه اول
- انبار شعبه دوم
باشد.
در این شرایط باید مشخص باشد که هر کالا در کدام انبار قرار دارد و چه مقدار موجودی در هر محل وجود دارد.
محک در راهکارهای انبارداری خود امکان معرفی و مدیریت همزمان چندین انبار را ارائه کرده است.
انبارگردانی فرآیندی است که طی آن موجودی واقعی کالا با موجودی ثبتشده در سیستم مقایسه میشود.
برای مثال ممکن است سیستم نشان دهد:
۵۰ عدد کالا در انبار وجود دارد.
اما هنگام شمارش فیزیکی مشخص شود که تنها ۴۸ عدد موجود است.
این اختلاف باید شناسایی و بررسی شود.
انبارگردانی منظم میتواند به شناسایی خطاهای ثبت، کسری، ضایعات یا مشکلات فرآیند انبار کمک کند.
در کسبوکارهایی که تعداد کالاها زیاد است، شناسایی دستی کالاها زمانبر و مستعد خطا است.
استفاده از بارکد میتواند فرآیند شناسایی و ثبت ورود و خروج کالا را سریعتر کند.
در راهکار حسابداری انبارداری محک، قابلیت تولید و چاپ بارکد نیز معرفی شده است.
این قابلیت برای فروشگاهها و انبارهایی که تعداد زیادی کالا دارند میتواند کاربردی باشد.
یکی از مهمترین دلایل استفاده از نرم افزار حسابداری، دسترسی سریعتر به اطلاعات و گزارشهاست.
اطلاعات خامی که در طول روز ثبت میشوند زمانی ارزش مدیریتی پیدا میکنند که بتوان آنها را به گزارش تبدیل کرد.
بسته به نسخه و امکانات مورد استفاده، گزارشها میتوانند برای بررسی مواردی مانند:
- فروش
- خرید
- موجودی کالا
- سود و زیان
- وضعیت مشتریان
- وضعیت تأمینکنندگان
- صندوق
- بانک
- دریافتها
- پرداختها
- بدهیها
- مطالبات
مورد استفاده قرار گیرند.
در صفحات رسمی محک نیز به ارائه گزارشهای حسابداری و مالیاتی در بازههای مختلف و گزارشهایی مانند وضعیت موجودی، خرید و فروش و سود و زیان اشاره شده است.
برای مدیر یک کسبوکار، دانستن میزان فروش به تنهایی کافی نیست.
ممکن است فروش یک مجموعه افزایش پیدا کند، اما به دلیل افزایش هزینهها، حاشیه سود کاهش یافته باشد.
به همین دلیل بررسی سود و زیان یکی از مهمترین بخشهای تحلیل عملکرد مالی است.
نرم افزار حسابداری میتواند اطلاعات مربوط به خرید، فروش و سایر عملیات مالی را در قالب گزارشهای مختلف در اختیار کاربر قرار دهد.
در برخی راهکارهای محک امکان بررسی سود بر اساس فروش و همچنین گزارش سودآوری در سطوح مختلف مطرح شده است.
در بسیاری از فروشگاهها، بخش قابل توجهی از دریافتها از طریق دستگاه کارتخوان انجام میشود.
اتصال فرآیند فروش و دریافت به سیستم حسابداری میتواند باعث کاهش ثبت دستی اطلاعات و افزایش سرعت عملیات شود.
در برخی محصولات و افزونههای محک امکان اتصال به دستگاه کارتخوان معرفی شده است.
البته هنگام خرید باید بررسی شود که اتصال موردنیاز شما در نسخه یا افزونه انتخابی پشتیبانی میشود یا خیر.
یکی از نیازهای رایج حسابداران و مدیران، انتقال اطلاعات بین نرم افزار حسابداری و ابزارهایی مانند Excel است.
این قابلیت میتواند در مواردی مانند:
- ورود اطلاعات کالا
- تهیه گزارش
- تحلیل دادهها
- انتقال اطلاعات
- پردازش فهرست کالاها
- تهیه گزارشهای مدیریتی
مورد استفاده قرار گیرد.
در برخی راهکارهای محک، امکان تعریف کالاها و موجودی از طریق فایل Excel نیز ارائه شده است.
اطلاعات حسابداری از مهمترین داراییهای اطلاعاتی یک کسبوکار هستند.
تصور کنید اطلاعات چند سال فروش، خرید، مشتریان، چکها و حسابها به دلیل خرابی سیستم یا خطای کاربر از بین برود.
به همین دلیل Backup یا پشتیبانگیری یکی از مهمترین موضوعات هنگام استفاده از هر نرم افزار حسابداری است.
در راهکارهای محک نیز قابلیت پشتیبانگیری و بازیابی اطلاعات معرفی شده است.
با این حال، بهتر است کسبوکارها علاوه بر امکانات نرم افزار، یک سیاست مستقل برای پشتیبانگیری دورهای از اطلاعات مالی خود داشته باشند.
خیر.
یکی از اشتباهات رایج این است که تصور کنیم نرم افزار حسابداری فقط برای حسابدار طراحی شده است.
در واقع کاربران مختلفی ممکن است با سیستم کار کنند:
مدیر کسبوکار
برای مشاهده فروش، سود، موجودی و وضعیت مالی.
حسابدار
برای ثبت و کنترل عملیات مالی و تهیه گزارشها.
فروشنده
برای ثبت سریع فاکتور و عملیات فروش.
انباردار
برای مدیریت ورود و خروج کالا و موجودی.
بنابراین یک سیستم حسابداری مناسب باید بتواند متناسب با نقش افراد، دسترسی و امکانات لازم را در اختیار آنها قرار دهد.
یادگیری نرم افزار حسابداری میتواند برای دانشجویان حسابداری مفید باشد؛ اما یک نکته بسیار مهم وجود دارد:
نرم افزار جایگزین یادگیری اصول حسابداری نیست.
دانشجو باید ابتدا مفاهیمی مانند:
- دارایی
- بدهی
- سرمایه
- درآمد
- هزینه
- حسابهای دریافتنی
- حسابهای پرداختنی
- ماهیت حسابها
- بدهکار و بستانکار
- سند حسابداری
را درک کند.
بعد از آن، یادگیری یک نرم افزار حسابداری به او کمک میکند این مفاهیم را در یک محیط عملی مشاهده و اجرا کند.
به همین دلیل ترکیب:
دانش حسابداری + مهارت نرم افزاری + تمرین عملی
برای ورود به بازار کار بسیار ارزشمندتر از یادگیری صرفاً یک نرم افزار است.
اگر قصد دارید کار با محک را یاد بگیرید، بهتر است به جای حفظ کردن مسیر منوها، فرآیند حسابداری یک کسبوکار را درک کنید.
یک مسیر پیشنهادی برای یادگیری میتواند این باشد:
مرحله اول: آشنایی با محیط نرم افزار
ابتدا با منوها، بخشهای مختلف و ساختار کلی نرم افزار آشنا شوید.
مرحله دوم: تعریف اطلاعات پایه
در این مرحله مواردی مانند:
- کالا
- مشتری
- تأمینکننده
- حسابها
- بانک
- صندوق
را تعریف کنید.
مرحله سوم: خرید و فروش
سپس فرآیند ثبت:
- خرید
- فروش
- برگشت از خرید
- برگشت از فروش
- تخفیف
را تمرین کنید.
مرحله چهارم: دریافت و پرداخت
در این مرحله ثبت دریافتها، پرداختها، چکها و تسویه حسابها را یاد بگیرید.
مرحله پنجم: انبار
اگر کسبوکار شما کالایی است، مدیریت موجودی، ورود و خروج کالا و انبارگردانی را تمرین کنید.
مرحله ششم: گزارشگیری
در نهایت یاد بگیرید چگونه از اطلاعات ثبتشده گزارش بگیرید و آنها را تحلیل کنید.
این دو موضوع را نباید با یکدیگر اشتباه گرفت.
یادگیری حسابداری یعنی فهمیدن منطق و اصول ثبت و تحلیل رویدادهای مالی.
یادگیری محک یعنی یاد گرفتن نحوه اجرای بخشی از این فرآیندها در یک نرم افزار مشخص.
برای مثال، اگر ندانید یک رویداد مالی از نظر حسابداری چه اثری دارد، صرفاً دانستن اینکه در کدام منوی نرم افزار باید آن را ثبت کنید، مهارت حسابداری کاملی ایجاد نمیکند.
به همین دلیل برای ورود به بازار کار، بهتر است هر دو مهارت را همزمان توسعه دهید.
پاسخ به این سؤال به نوع فعالیت و نیازهای کسبوکار بستگی دارد.
یک فروشگاه کوچک ممکن است بیشتر به امکاناتی مانند:
- ثبت فروش
- مدیریت کالا
- موجودی
- مشتریان
- دریافت و پرداخت
- گزارش فروش
نیاز داشته باشد.
در مقابل، یک شرکت بزرگتر ممکن است به امکانات گستردهتر، کاربران بیشتر، چند انبار، گزارشهای مدیریتی، تولید، حسابداری شرکتی یا افزونههای تخصصی نیاز داشته باشد.
بنابراین هنگام انتخاب نرم افزار نباید صرفاً بپرسید:
«آیا محک خوب است؟»
بلکه سؤال بهتر این است:
«آیا نسخه و امکانات محک با نیازهای کسبوکار من تناسب دارد؟»
محک برای گروههای مختلف کسبوکاری راهکارهای متفاوتی ارائه میکند.
از جمله دستههایی که در محصولات این مجموعه دیده میشود میتوان به:
- حسابداری فروشگاهی
- حسابداری شرکتی
- حسابداری تولیدی
- حسابداری انبارداری
- راهکارهای تخصصی برای صنوف مختلف
- افزونهها و سرویسهای تکمیلی
اشاره کرد.
بنابراین انتخاب نسخه مناسب باید بر اساس نوع فعالیت، تعداد کاربران، حجم عملیات، نیازهای انبار، فروش، تولید و گزارشگیری انجام شود.
در کنار نرم افزار اصلی، برخی امکانات میتوانند از طریق افزونهها یا سرویسهای جانبی ارائه شوند.
برای نمونه، محک سرویسهایی مانند اتصال فروشگاه اینترنتی و ذخیرهسازی ابری را نیز معرفی کرده است.
همچنین افزونههایی برای توسعه قابلیتهای نرم افزار وجود دارند؛ برای مثال سامانه فروش محک امکاناتی مانند ثبت فاکتور، مدیریت سریع کالا، چاپ فیش، ثبت دریافت نقدی و کارتخوان و مدیریت شیفت را ارائه میکند.
بنابراین قبل از خرید، بهتر است فقط قیمت نرم افزار پایه را بررسی نکنید و مجموع امکانات موردنیاز خود را در نظر بگیرید.
خرید نرم افزار حسابداری یک تصمیم بلندمدت است؛ زیرا بعد از ورود اطلاعات، آموزش کارکنان و ایجاد فرآیندهای مالی، تغییر سیستم میتواند هزینهبر باشد.
قبل از خرید بهتر است این موارد را بررسی کنید:
۱. نوع کسبوکار
آیا فعالیت شما فروشگاهی، خدماتی، تولیدی، شرکتی یا بازرگانی است؟
۲. تعداد کاربران
چند نفر قرار است با نرم افزار کار کنند؟
۳. نیاز به انبار
آیا یک انبار دارید یا چند انبار؟
۴. حجم معاملات
روزانه چند فاکتور خرید و فروش ثبت میکنید؟
۵. چک و معاملات مدتدار
آیا بخش زیادی از معاملات شما اعتباری است؟
۶. گزارشهای موردنیاز
چه گزارشهایی برای مدیریت و حسابداری لازم دارید؟
۷. افزونهها
آیا به امکاناتی مانند فروشگاهی، بارکد، حقوق و دستمزد، دارایی ثابت یا اتصالهای جانبی نیاز دارید؟
۸. پشتیبانی و آموزش
پشتیبانی نرم افزار و دسترسی به آموزش مناسب را حتماً بررسی کنید.
۹. پشتیبانگیری
روش Backup و بازیابی اطلاعات را قبل از استفاده جدی از سیستم مشخص کنید.
۱۰. امکان توسعه
اگر کسبوکار شما در حال رشد است، بررسی کنید آیا نرم افزار انتخابی میتواند همراه با رشد کسبوکار شما توسعه پیدا کند یا خیر.
جمعبندی بخش اول
نرم افزار حسابداری محک را میتوان یک راهکار نرمافزاری برای مدیریت بخش مهمی از عملیات مالی و عملیاتی کسبوکار دانست که بسته به نسخه و امکانات انتخابی میتواند حوزههایی مانند حسابداری، خرید و فروش، انبار، مشتریان، دریافت و پرداخت و گزارشگیری را پوشش دهد.
با این حال، انتخاب نرم افزار حسابداری نباید صرفاً بر اساس نام برند یا قیمت انجام شود.
نوع فعالیت، اندازه کسبوکار، حجم معاملات، نیازهای انبار، تعداد کاربران، گزارشهای موردنیاز و امکانات جانبی عواملی هستند که باید در زمان انتخاب بررسی شوند.
در ادامه این راهنما، سراغ بخش عملیتر موضوع میرویم و بررسی میکنیم که آموزش نرم افزار محک از کجا باید شروع شود، عملیات خرید و فروش و دریافت و پرداخت چگونه در منطق حسابداری قرار میگیرند، چه گزارشهایی اهمیت بیشتری دارند، نرم افزار محک برای چه مشاغلی کاربردیتر است و هنگام مقایسه و خرید آن چه نکاتی را باید در نظر گرفت.
آموزش کاربردی نرم افزار حسابداری محک؛ از ثبت عملیات تا گزارشگیری
در بخش اول این راهنما با نرم افزار حسابداری محک، کاربردهای آن، مدیریت خرید و فروش، انبار، دریافت و پرداخت، گزارشها و نکات مهم انتخاب نسخه مناسب آشنا شدیم.
اما شناخت امکانات نرم افزار به تنهایی کافی نیست.
برای استفاده درست از یک نرم افزار حسابداری باید بدانیم هر عملیات مالی چه مفهومی دارد، چه زمانی باید ثبت شود و اطلاعات ثبتشده در نهایت چگونه به گزارشهای مالی تبدیل میشوند.
در این بخش، فرآیند کار با نرم افزار حسابداری محک را از نگاه عملی بررسی میکنیم.
اگر برای اولین بار با یک نرم افزار حسابداری کار میکنید، بهتر است مستقیماً سراغ ثبت فاکتور نروید.
ابتدا باید ساختار اطلاعاتی کسبوکار را بشناسید.
به طور معمول فرآیند راهاندازی یک سیستم حسابداری را میتوان به این مراحل تقسیم کرد:
- تعریف اطلاعات پایه
- تعریف حسابها و اشخاص
- تعریف کالاها و خدمات
- تعریف بانک و صندوق
- ثبت موجودی اولیه
- ثبت خرید و فروش
- ثبت دریافت و پرداخت
- کنترل اسناد
- تهیه گزارش
- بررسی و تحلیل اطلاعات
این ترتیب باعث میشود اطلاعات از ابتدا ساختار مناسبی داشته باشند و گزارشهای نهایی نیز قابل اتکاتر باشند.
قبل از اینکه عملیات روزمره را ثبت کنید، باید اطلاعات پایه کسبوکار را وارد سیستم کنید.
این اطلاعات میتواند شامل مواردی مانند:
- مشتریان
- تأمینکنندگان
- کالاها
- خدمات
- حسابهای بانکی
- صندوقها
- انبارها
- گروههای کالا
- واحدهای اندازهگیری
- قیمتها
باشد.
هرچه اطلاعات پایه دقیقتر تعریف شوند، عملیات بعدی سریعتر انجام خواهد شد.
برای مثال اگر یک فروشگاه ۵۰۰ کالا دارد، بهتر است قبل از شروع ثبت فروش روزانه، ساختار کالاها و گروهبندی آنها مشخص شود.
یکی از مهمترین بخشهای سیستم حسابداری، مدیریت اشخاص است.
فرض کنید یک مشتری به نام «شرکت نمونه» از شما کالا خریداری کرده و قرار است مبلغ آن را یک ماه بعد پرداخت کند.
اگر اطلاعات مشتری به درستی در سیستم ثبت شده باشد، میتوان سوابق معاملاتی و وضعیت حساب او را در ادامه بررسی کرد.
در نتیجه، به جای اینکه حساب مشتری را در چند فایل Excel یا دفتر جداگانه دنبال کنید، اطلاعات مربوط به معاملات او در یک ساختار مشخص نگهداری میشود.
در کسبوکارهای کالایی، تعریف صحیح کالا اهمیت زیادی دارد.
برای هر کالا ممکن است اطلاعاتی مانند:
- نام کالا
- کد کالا
- گروه کالا
- واحد اندازهگیری
- قیمت خرید
- قیمت فروش
- موجودی
- بارکد
ثبت شود.
در کسبوکارهای خدماتی نیز میتوان خدمات مورد ارائه را تعریف کرد تا هنگام صدور فاکتور، عملیات سریعتر انجام شود.
اگر کسبوکاری از قبل فعالیت داشته و قرار است اطلاعات خود را وارد نرم افزار کند، باید وضعیت اولیه آن مشخص شود.
برای مثال:
موجودی کالا: ۲۰۰ میلیون تومان
موجودی صندوق: ۳۰ میلیون تومان
موجودی بانک: ۱۵۰ میلیون تومان
مطالبات از مشتریان: ۸۰ میلیون تومان
بدهی به تأمینکنندگان: ۶۰ میلیون تومان
این اطلاعات باید بر اساس وضعیت واقعی و اسناد حسابداری مجموعه تعیین و ثبت شوند.
ورود اطلاعات اولیه بدون بررسی حسابدار میتواند باعث شود گزارشهای بعدی نرم افزار نیز اشتباه باشند.
فرض کنیم یک فروشگاه از یک تأمینکننده کالا خریداری میکند.
برای مثال:
خرید ۱۰ عدد کالا با قیمت واحد ۵ میلیون تومان
مبلغ خرید:
۵۰ میلیون تومان
اگر خرید به صورت نسیه انجام شده باشد، علاوه بر ورود کالا به سیستم، بدهی کسبوکار به تأمینکننده نیز ایجاد میشود.
بنابراین یک خرید فقط یک «فاکتور» نیست.
این عملیات میتواند روی چند بخش اثر بگذارد:
موجودی کالا ↑
بدهی به تأمینکننده ↑
و در صورت پرداخت نقدی:
موجودی بانک یا صندوق ↓
این همان جایی است که درک حسابداری اهمیت پیدا میکند.
حالا فرض کنیم همان فروشگاه بخشی از کالا را به مشتری بفروشد.
در هنگام ثبت فروش، اطلاعاتی مانند:
- مشتری
- کالا
- تعداد
- قیمت
- تخفیف
- مالیات
- نحوه پرداخت
ثبت میشود.
در نتیجه فروش میتواند هم روی درآمد و حساب مشتری و هم روی موجودی کالا اثر بگذارد.
به همین دلیل، کاربر نباید صرفاً به «ثبت فاکتور» نگاه کند؛ بلکه باید بداند این عملیات چه اثری روی حسابهای کسبوکار دارد.
فرض کنیم یک کالا به مبلغ ۲۰ میلیون تومان فروخته شده است.
اگر مشتری همان لحظه مبلغ را پرداخت کند، عملیات دریافت نیز همراه فروش اتفاق میافتد.
اما اگر مشتری قرار باشد مبلغ را ماه آینده پرداخت کند، کسبوکار یک مطالبه از مشتری خواهد داشت.
بنابراین:
فروش نقدی
فروش → دریافت وجه
فروش نسیه
فروش → ایجاد حساب دریافتنی → دریافت وجه در آینده
این تفاوت برای مدیریت نقدینگی بسیار مهم است.
ممکن است یک شرکت فروش بالایی داشته باشد، اما بخش زیادی از فروش آن هنوز وصول نشده باشد.
در نتیجه:
فروش بالا الزاماً به معنی نقدینگی بالا نیست.
فرض کنیم مشتری ۲۰ میلیون تومان بدهکار است و امروز کل مبلغ را پرداخت میکند.
در این حالت، عملیات دریافت ثبت میشود و مانده حساب مشتری کاهش پیدا میکند.
اگر وجه از طریق بانک دریافت شده باشد، موجودی بانک افزایش پیدا میکند.
اگر وجه نقد دریافت شده باشد، موجودی صندوق افزایش خواهد داشت.
بنابراین میتوان این فرآیند را سادهشده به شکل زیر دید:
حساب مشتری ↓
بانک یا صندوق ↑
فرآیند پرداخت نیز مشابه است.
فرض کنید شرکت به یک تأمینکننده ۵۰ میلیون تومان بدهکار است و امروز این مبلغ را پرداخت میکند.
با ثبت پرداخت:
بدهی به تأمینکننده ↓
بانک یا صندوق ↓
میشود.
این عملیات ساده به نظر میرسد، اما ثبت صحیح آن برای گزارشگیری و کنترل بدهیها اهمیت زیادی دارد.
یکی از مفاهیمی که بسیاری از افراد هنگام یادگیری نرم افزارهای حسابداری با آن مشکل دارند، مفهوم بدهکار و بستانکار است.
نرم افزار حسابداری قرار نیست این مفهوم را جایگزین دانش حسابداری کند.
برای استفاده حرفهای از سیستم باید بدانید هر رویداد مالی چه ماهیتی دارد.
به عنوان یک مثال ساده:
فرض کنید شرکت ۱۰۰ میلیون تومان وجه نقد دریافت میکند.
بسته به ماهیت معامله، حسابهای مربوطه در سمت بدهکار و بستانکار قرار میگیرند.
بنابراین نباید صرفاً بر اساس عبارتهای روزمره مانند «فلانی بدهکار است» یا «فلان حساب بستانکار شد» تصمیم گرفت.
بدهکار و بستانکار در حسابداری، مفاهیم فنی هستند و باید بر اساس ماهیت حساب و نوع رویداد مالی تفسیر شوند.
هر کسبوکاری علاوه بر درآمد، هزینههایی نیز دارد.
برای مثال:
- اجاره
- حقوق
- آب و برق
- اینترنت
- حملونقل
- تبلیغات
- تعمیرات
- خدمات
- هزینههای اداری
باید متناسب با ماهیت و اسناد مربوطه در سیستم ثبت شوند.
ثبت صحیح هزینهها اهمیت زیادی دارد، زیرا گزارش سود و زیان بدون ثبت درست هزینهها تصویر کاملی از عملکرد کسبوکار ارائه نمیدهد.
گاهی معاملهای که قبلاً ثبت شده است به صورت کامل یا جزئی برگشت میخورد.
مثلاً مشتری ۱۰ عدد کالا خریداری کرده اما ۲ عدد را به فروشنده برمیگرداند.
در این شرایط باید عملیات برگشت از فروش به شکل صحیح ثبت شود تا:
- موجودی کالا اصلاح شود
- مبلغ فروش اصلاح شود
- حساب مشتری اصلاح شود
- گزارشهای مالی تحت تأثیر قرار گیرد
همین منطق در مورد برگشت از خرید نیز وجود دارد.
تخفیف یکی دیگر از موارد رایج در معاملات است.
فرض کنیم مبلغ اولیه یک فاکتور:
۱۰۰ میلیون تومان
باشد و فروشنده:
۱۰ میلیون تومان تخفیف
اعطا کند.
مبلغ نهایی معامله:
۹۰ میلیون تومان
خواهد بود.
اما نوع تخفیف و نحوه ثبت آن باید مطابق سیاست حسابداری و ساختار فاکتور مجموعه باشد.
برای همین، در کسبوکارهایی که تخفیفهای متنوع دارند، بهتر است ساختار قیمتگذاری و تخفیفها از ابتدا مشخص شود.
یکی از مزایای اصلی استفاده از نرم افزار حسابداری در کسبوکارهای کالایی، ارتباط بین فروش و موجودی است.
فرض کنید:
موجودی اولیه = ۱۰۰ عدد
۲۰ عدد خریداری میشود:
۱۰۰ + ۲۰ = ۱۲۰
سپس ۳۰ عدد فروخته میشود:
۱۲۰ - ۳۰ = ۹۰
در نتیجه موجودی مورد انتظار:
۹۰ عدد
است.
اگر موجودی واقعی انبار ۸۷ عدد باشد، باید اختلاف بررسی شود.
این اختلاف میتواند ناشی از خطای ثبت، ضایعات، کسری، سرقت، اشتباه در شمارش یا سایر عوامل باشد.
به همین دلیل، انبارگردانی فقط یک عملیات اداری نیست؛ بلکه ابزاری برای کنترل داخلی کسبوکار است.
بسیاری از کاربران نرم افزار حسابداری فقط برای ثبت فاکتور از سیستم استفاده میکنند.
در حالی که ارزش اصلی دادههای حسابداری زمانی مشخص میشود که از آنها برای تصمیمگیری استفاده کنیم.
یک مدیر کسبوکار باید حداقل با گزارشهایی مانند موارد زیر آشنا باشد:
گزارش فروش
برای بررسی میزان فروش در دورههای مختلف.
گزارش خرید
برای بررسی خرید از تأمینکنندگان.
گزارش موجودی
برای بررسی وضعیت کالاها.
گزارش مشتریان
برای بررسی عملکرد و وضعیت حساب مشتریان.
گزارش تأمینکنندگان
برای کنترل بدهیها و خریدها.
گزارش دریافت و پرداخت
برای کنترل جریان وجوه.
گزارش سود و زیان
برای بررسی عملکرد اقتصادی کسبوکار.
گزارش بدهکاران و بستانکاران
برای کنترل مطالبات و بدهیها.
یکی از اشتباهات رایج مدیران این است که موفقیت کسبوکار را فقط با میزان فروش میسنجند.
فرض کنیم:
ماه اول:
فروش = ۵۰۰ میلیون تومان
ماه دوم:
فروش = ۷۰۰ میلیون تومان
در نگاه اول، شرایط بهتر شده است.
اما اگر هزینهها از ۳۰۰ میلیون به ۶۰۰ میلیون افزایش یافته باشند، افزایش فروش الزاماً به معنی افزایش سود نیست.
بنابراین هنگام تحلیل عملکرد کسبوکار باید حداقل این شاخصها را در کنار یکدیگر بررسی کرد:
فروش
هزینه
سود
حاشیه سود
مطالبات
بدهیها
موجودی
نقدینگی
یکی از پرسشهای رایج این است:
«آیا برای یک کسبوکار کوچک، Excel کافی نیست؟»
Excel برای بسیاری از کارهای مالی و تحلیلی ابزار بسیار قدرتمندی است.
اما وقتی تعداد معاملات افزایش پیدا میکند، مدیریت اطلاعات در فایلهای Excel میتواند پیچیده شود.
در یک سیستم حسابداری تخصصی، اطلاعات مختلف به یکدیگر متصل هستند.
برای مثال:
فاکتور فروش
↓
موجودی کالا
↓
حساب مشتری
↓
دریافت وجه
↓
گزارش فروش
↓
گزارش مالی
در Excel معمولاً باید بخش بیشتری از این ارتباطها به صورت دستی طراحی و کنترل شود.
بنابراین Excel و نرم افزار حسابداری الزاماً رقیب مستقیم یکدیگر نیستند.
در بسیاری از کسبوکارها:
نرم افزار حسابداری = سیستم ثبت و مدیریت اطلاعات مالی
و
Excel = ابزار تحلیل و پردازش تکمیلی دادهها
هستند.
پاسخ این سؤال برای همه کسبوکارها یکسان نیست.
«کافی بودن» یک نرم افزار به نیازهای سازمان بستگی دارد.
برای یک فروشگاه کوچک، ممکن است امکانات فروش، انبار، مشتریان، دریافت و پرداخت و گزارشها کاملاً کافی باشد.
اما یک شرکت بزرگ ممکن است به امکانات و فرآیندهای بسیار پیچیدهتری مانند:
- حسابداری چندسطحی
- چند شعبه
- چند انبار
- تولید
- بهای تمامشده
- کنترل داخلی
- گردش کار
- دسترسیهای پیشرفته
- یکپارچهسازی با سایر نرم افزارها
- گزارشهای مدیریتی تخصصی
نیاز داشته باشد.
بنابراین قبل از خرید باید نیاز واقعی کسبوکار مشخص شود.
حتی بهترین نرم افزار حسابداری نیز اگر اطلاعات اشتباه دریافت کند، گزارش درست تولید نخواهد کرد.
چند اشتباه رایج عبارتاند از:
تعریف چندباره یک مشتری
مثلاً:
«شرکت پارس»
«شرکت پارس بازرگانی»
«پارس»
اگر همه مربوط به یک مشتری باشند، ایجاد چند حساب جداگانه میتواند گزارشها را دچار مشکل کند.
تعریف نادرست کالا
کالاها باید با ساختار مشخص و کدگذاری مناسب تعریف شوند.
ثبت نکردن دریافتها
فروش انجام شده اما وجه دریافتی ثبت نشده است.
ثبت نکردن هزینهها
در نتیجه سود واقعی بیشتر از مقدار واقعی نشان داده میشود.
بیتوجهی به موجودی
موجودی سیستم با موجودی واقعی مقایسه نمیشود.
عدم پشتیبانگیری
یکی از خطرناکترین اشتباهات.
ثبت عملیات بدون درک حسابداری
کاربر فقط مراحل کلیک کردن را یاد گرفته اما نمیداند عملیات چه اثری بر حسابها دارد.
خیر.
اگر هدف شما ورود به بازار کار حسابداری است، یادگیری یک نرم افزار به تنهایی کافی نیست.
کارفرما معمولاً به مجموعهای از مهارتها نیاز دارد:
اصول حسابداری
ثبت اسناد
Excel
نرم افزار حسابداری
مالیات و قوانین مرتبط
گزارشگیری
تجربه عملی
بنابراین یادگیری محک میتواند یک مهارت کاربردی باشد، اما نباید آن را معادل «یادگیری حسابداری» بدانیم.
اگر دانشجوی حسابداری هستید یا میخواهید وارد بازار کار شوید، بهترین روش این است که یک کسبوکار فرضی بسازید.
برای مثال:
فروشگاه لوازم اداری
در ابتدای دوره فرض کنید:
- ۱۰۰ میلیون تومان سرمایه
- ۵۰ میلیون تومان موجودی بانک
- ۲۰ میلیون تومان موجودی صندوق
- ۳۰ میلیون تومان کالا
دارید.
سپس رویدادهای زیر را ثبت کنید:
روز اول
خرید کالا
روز دوم
فروش نقدی
روز سوم
فروش نسیه
روز چهارم
پرداخت به تأمینکننده
روز پنجم
دریافت از مشتری
روز ششم
پرداخت اجاره
روز هفتم
برگشت کالا
روز هشتم
انبارگردانی
در پایان ماه، گزارشها را بررسی کنید.
این روش بسیار بهتر از حفظ کردن مسیر منوهاست؛ زیرا شما فرآیند کامل یک کسبوکار را تجربه میکنید.
قبل از خرید بهتر است یک چکلیست مشخص داشته باشید.
از فروشنده یا نماینده نرم افزار بپرسید:
آیا نسخه پیشنهادی برای نوع فعالیت من مناسب است؟
چند کاربر میتوانند همزمان استفاده کنند؟
آیا چند انبار پشتیبانی میشود؟
آیا امکانات موردنیاز من داخل نسخه پایه است یا افزونه میخواهد؟
روش پشتیبانگیری چگونه است؟
آیا اطلاعات قابل انتقال و خروجی گرفتن هستند؟
پشتیبانی به چه شکل انجام میشود؟
هزینه تمدید یا خدمات پشتیبانی چقدر است؟
در صورت رشد کسبوکار، امکان ارتقای نسخه وجود دارد؟
آیا امکان اتصال به ابزارهای جانبی موردنیاز من وجود دارد؟
این سؤالات کمک میکنند صرفاً بر اساس قیمت اولیه تصمیم نگیرید.
قیمت به تنهایی معیار مناسبی برای انتخاب نرم افزار حسابداری نیست.
ممکن است یک نرم افزار ارزانتر باشد اما برای نیازهای شما به چند افزونه اضافی نیاز داشته باشد.
در این حالت باید هزینه واقعی مالکیت را بررسی کنید.
هزینه واقعی میتواند شامل مواردی مانند:
- قیمت نرم افزار
- افزونهها
- آموزش
- پشتیبانی
- ارتقا
- تجهیزات جانبی
- هزینه راهاندازی
- هزینه انتقال اطلاعات
باشد.
بنابراین هنگام مقایسه نرم افزارها، بهتر است به جای مقایسه صرف قیمت، هزینه نهایی برای رسیدن به امکانات موردنیاز را مقایسه کنید.
بله.
کسبوکار ممکن است امروز یک فروشگاه کوچک باشد و چند سال بعد:
- شعبه جدید ایجاد کند
- تعداد کارکنان افزایش پیدا کند
- انبارهای بیشتری داشته باشد
- فروش اینترنتی راهاندازی کند
- حجم معاملاتش افزایش پیدا کند
- به گزارشهای مدیریتی بیشتری نیاز پیدا کند.
به همین دلیل بهتر است نرم افزاری انتخاب شود که مسیر توسعه مشخصی داشته باشد.
محک نیز در کنار محصولات حسابداری، سرویسها و افزونههای مختلفی برای توسعه امکانات ارائه میکند. (mahaksoft.com)
نرم افزار حسابداری محک میتواند برای بسیاری از کسبوکارها یک ابزار کاربردی برای مدیریت عملیات مالی، فروش، خرید، موجودی، دریافت و پرداخت و گزارشگیری باشد.
اما هیچ نرم افزار حسابداری را نمیتوان بدون شناخت نیازهای کسبوکار، بهترین گزینه برای همه دانست.
اگر یک فروشگاه کوچک دارید، احتمالاً مهمترین نیازهای شما فروش، کالا، مشتری، دریافت و موجودی است.
اگر شرکت خدماتی دارید، مدیریت حسابها، درآمد، هزینهها و مطالبات اهمیت بیشتری پیدا میکند.
اگر کسبوکار بازرگانی دارید، خرید، فروش، موجودی، تأمینکنندگان و جریان نقدینگی اهمیت بیشتری خواهند داشت.
و اگر یک مجموعه تولیدی دارید، موضوعاتی مانند مواد اولیه، تولید، موجودی و بهای تمامشده اهمیت بسیار بیشتری پیدا میکنند.
بنابراین بهترین روش این است که ابتدا نیازهای واقعی کسبوکار را مشخص کنید و سپس نسخه و امکانات نرم افزار را با آن تطبیق دهید.
ارزش واقعی یک نرم افزار حسابداری زمانی مشخص میشود که اطلاعات ثبتشده بتوانند به تصمیم بهتر منجر شوند.
مدیر باید بتواند بفهمد:
چه مقدار فروختهام؟
چقدر سود کردهام؟
چه مقدار از مشتریان طلب دارم؟
به چه کسانی بدهکارم؟
کدام کالاها سریعتر فروخته میشوند؟
چه مقدار سرمایه در موجودی کالا خوابیده است؟
وضعیت نقدینگی چگونه است؟
کدام بخش کسبوکار سودآورتر است؟
وقتی نرم افزار حسابداری بتواند پاسخ این پرسشها را در اختیار کسبوکار قرار دهد، از یک ابزار ثبت فاکتور به یک ابزار مدیریت مالی تبدیل میشود.
قبل از انتخاب هر نرم افزار، بهتر است چند گزینه را بر اساس نیازهای واقعی خود مقایسه کنید.
در این مقایسه فقط به نام برند یا تعداد امکانات توجه نکنید.
مواردی مانند:
- سهولت استفاده
- امکانات موردنیاز
- قابلیت توسعه
- پشتیبانی
- آموزش
- امنیت اطلاعات
- پشتیبانگیری
- خروجی اطلاعات
- امکان اتصال به سایر سیستمها
- هزینه نهایی
را در نظر بگیرید.
راهنمای انتخاب نرم افزار حسابداری
اگر هنوز بین چند نرم افزار حسابداری مردد هستید، قبل از خرید این چهار مرحله را انجام دهید:
مرحله اول
نیازهای کسبوکار خود را فهرست کنید.
مرحله دوم
امکانات هر نرم افزار را با نیازها تطبیق دهید.
مرحله سوم
هزینه واقعی خرید، افزونه، آموزش و پشتیبانی را محاسبه کنید.
مرحله چهارم
قبل از تصمیم نهایی، نسخه آزمایشی یا دموی نرم افزار را بررسی کنید.
این روش بسیار بهتر از انتخاب نرم افزار صرفاً بر اساس تبلیغات یا پیشنهاد دیگران است.
نتیجهگیری
نرم افزار حسابداری محک میتواند بخش مهمی از فرآیندهای مالی و عملیاتی کسبوکار را مدیریت کند؛ از ثبت خرید و فروش و مدیریت مشتریان گرفته تا کنترل موجودی، دریافت و پرداخت و تهیه گزارشهای مالی.
با این حال، موفقیت در استفاده از نرم افزار تنها به انتخاب برنامه مناسب وابسته نیست.
اطلاعات صحیح + فرآیند حسابداری صحیح + کاربر آموزشدیده + کنترل داخلی + پشتیبانگیری منظم
در کنار یکدیگر باعث میشوند نرم افزار حسابداری واقعاً برای کسبوکار ارزش ایجاد کند.
اگر در حال یادگیری حسابداری هستید، نرم افزار محک میتواند محیط مناسبی برای تمرین عملیات واقعی باشد؛ و اگر صاحب کسبوکار هستید، بهتر است قبل از خرید، نیازهای فعلی و آینده خود را مشخص کنید و سپس نسخه مناسب را انتخاب کنید.
پیشنهاد مطالعه مرتبط
اگر به دنبال یادگیری بهتر مفاهیم حسابداری، مدیریت مالی کسبوکار و انتخاب ابزارهای مناسب برای مدیریت مالی هستید، مطالعه سایر مطالب آموزشی مشاور مالی نیز میتواند به شما کمک کند.
همچنین اگر برای انتخاب نرم افزار حسابداری، بررسی نیازهای مالی کسبوکار یا مقایسه راهکارهای مختلف نیاز به مشاوره دارید، میتوانید از متخصصان حوزه حسابداری و مالی در پلتفرم مشاور مالی کمک بگیرید.
نظرات (0)
برای ثبت نظر باید وارد حساب کاربری شوید.
هنوز نظری ثبت نشده است. اولین نظر را شما بدهید!